Ein Geschenk im Beruf hat zwei Leser. Der eine packt es aus. Der andere hat die Regeln geschrieben, unter denen der Beschenkte arbeitet, und in vielen Firmen entscheidet dieser zweite Leser, ob das Geschenk überhaupt behalten werden darf. Ein schönes Präsent, das zurückgeschickt oder bei der Compliance abgegeben werden muss, richtet mehr Schaden an als eine handgeschriebene Karte.
Darum beginnt dieser Ratgeber nicht beim Gegenstand. Er beginnt bei der Richtung, also bei der Frage, wer wem schenkt. Dann folgen die Grenzen, die in Deutschland für ein Geschenk zum Jahresende tatsächlich gelten, und erst danach das Objekt. Die Kurzfassung: nach unten und nach außen schenken, nicht nach oben; die Grenze des Empfängers kennen, bevor Sie ein Budget festlegen; nichts wählen, das eine Größe hat; den Namen der Person daraufsetzen, nicht den Ihrer Firma; und so bestellen, dass es in der ersten Dezemberhälfte ankommt oder ganz bewusst Anfang Januar.
In welche Richtung geht das Geschenk?
Die Richtung entscheidet fast alles. Wenn eine Vorgesetzte ihrem Team etwas schenkt, ist das erwartet und willkommen. Unter Kolleginnen und Kollegen wird meist gewichtelt, mit einer vereinbarten Obergrenze, oder gar nicht geschenkt. Nach oben, an die eigene Chefin oder den eigenen Chef, schenkt man am besten als ganzes Team. Nach außen, an Kunden, ist ein Geschenk ein Dank, und die Regeln des Empfängers bestimmen die Obergrenze.
| Richtung | Was erwartet wird | Eine Grenze, an die Sie stoßen können | Was funktioniert |
|---|---|---|---|
| Nach unten: an das eigene Team | Willkommen, für alle dasselbe | Über 50 Euro im Monat wird ein Sachgeschenk zu Arbeitslohn | Ein Gegenstand für alle, jeder mit seinem eigenen Namen |
| Quer: unter Kollegen | Freiwillig, meist beim Wichteln | Die Obergrenze, auf die sich die Gruppe einigt | Ein kleines Stück, das in diese Grenze passt |
| Nach oben: an die Vorgesetzten | Kein Einzelgeschenk, sondern ein Teamgeschenk oder eine Karte | Der Eindruck, sich einen Vorteil verschaffen zu wollen | Ein Geschenk vom ganzen Team, Beitrag freiwillig |
| Nach außen: an Kunden | Ein bescheidenes Dankeschön | In der Bundesverwaltung 25 Euro; Unternehmen setzen eigene Grenzen | Ein Stück für den Schreibtisch oder etwas für das ganze Büro |
Die Zeile nach oben ist die, bei der es am häufigsten schiefgeht. Die alte Benimmregel lautet, dass Geschenke im Büro nach unten fließen, nicht nach oben: Ein Präsent von einer einzelnen Mitarbeiterin an die Person, die ihre Arbeit beurteilt, kann wie der Versuch wirken, sich Wohlwollen zu sichern, auch wenn es ganz anders gemeint war. Ein Geschenk vom ganzen Team, zu dem jede und jeder so viel beiträgt, wie sie mögen, oder gar nichts, sagt Danke ohne dieses Problem. Wer nicht sammeln will, schreibt eine Karte, die alle unterschreiben. Das ist nicht die kleinere Lösung, sondern die passende.
Auch Geschenke nach unten haben einen Haken. Bargeld ist immer Arbeitslohn, egal wie wenig. Ein Sachgeschenk bleibt steuerfrei, wenn es unter der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro im Monat bleibt und diese im selben Monat nicht schon durch anderes ausgeschöpft ist. Die 60 Euro für Aufmerksamkeiten helfen hier nicht: Sie gelten nur für persönliche Anlässe wie Geburtstag oder Hochzeit, und Weihnachten zählt nicht dazu. Schenken Sie dem ganzen Team denselben Gegenstand und lassen Sie den Namen den Unterschied machen. Warum das besser funktioniert, als für jede Person etwas anderes auszusuchen, und wie Umlaute in der Prägung geschrieben werden, steht in unserem Beitrag über Namensprägung.
Die 50-Euro-Grenze, und was sie nicht bedeutet
In Deutschland darf ein Unternehmen Geschenke an Geschäftsfreunde nur als Betriebsausgabe abziehen, wenn sie pro Empfänger und Wirtschaftsjahr zusammen nicht mehr als 50 Euro netto kosten. Bis Ende 2023 lag die Grenze bei 35 Euro. Sie begrenzt den Steuerabzug, nicht das, was Sie ausgeben dürfen, und sie gilt nicht für Geschenke an die eigenen Mitarbeitenden.
- Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Liegt das Geschenk auch nur einen Cent darüber, ist der ganze Betrag nicht abziehbar, und die Vorsteuer darauf ebenfalls nicht.
- Beim Empfänger ist das Geschenk grundsätzlich steuerpflichtig. Wer ihm das abnehmen will, kann die Steuer nach § 37b EStG pauschal mit 30 Prozent übernehmen und muss ihn darüber informieren.
- Für Mitarbeitende gelten die Lohnsteuer-Regeln aus dem vorigen Abschnitt, nicht die 50 Euro.
Praktisch heißt das: Viele Ledergeschenke liegen über 50 Euro netto, und das ist erlaubt, nur eben nicht mehr absetzbar. Wie das für Ihr Unternehmen im Einzelnen aussieht, weiß Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater; hier steht, was die Regeln sagen, keine Beratung für Ihren Fall.
Die Grenze, die zählt, liegt beim Empfänger
Die steuerliche Seite betrifft Sie. Die Grenze des Empfängers entscheidet, ob er das Geschenk überhaupt behalten darf. In der Bundesverwaltung gelten Aufmerksamkeiten bis 25 Euro als stillschweigend genehmigt, alles darüber braucht eine ausdrückliche Genehmigung, und viele Unternehmen setzen eigene Grenzen.
Was hinter diesen Zahlen steht, erklärt, warum ein großzügiges Geschenk schlecht ankommen kann:
- Öffentlicher Dienst. Beamtinnen und Beamte dürfen Geschenke im Zusammenhang mit ihrem Amt nur mit Zustimmung annehmen. In der Bundesverwaltung gilt diese Zustimmung für geringwertige Aufmerksamkeiten bis 25 Euro als stillschweigend erteilt. Länder und Kommunen regeln das selbst, teils strenger.
- Privatwirtschaft. Bestechung im geschäftlichen Verkehr ist strafbar (§ 299 StGB). Wo die übliche Aufmerksamkeit endet, legt jedes Unternehmen in seiner Compliance-Richtlinie selbst fest.
- Banken, Versicherungen, Gesundheitswesen. Hier sind die internen Regeln meist am strengsten, und während eines Angebots oder einer Ausschreibung gilt oft: nichts.
So finden Sie es heraus, ohne dass es peinlich wird:
- Ordnen Sie den Kunden ein. Verwaltung, Banken und Versicherungen, Gesundheitswesen und börsennotierte Unternehmen haben fast immer eine schriftliche Regel.
- Suchen Sie auf der Website nach einem Verhaltenskodex oder „Code of Conduct“ und darin nach dem Wort „Geschenk“.
- Immer noch unsicher? Fragen Sie Ihre Ansprechperson oder deren Assistenz, ob es eine Wertgrenze gibt, die Sie beachten sollten. Das wirkt aufmerksam, nicht knausrig.
- Läuft gerade eine Ausschreibung mit Ihnen, oder lautet die Antwort „gar nichts“, schicken Sie jetzt eine handgeschriebene Karte und heben Sie das Geschenk für später auf.
- Klären Sie die Grenze, bevor Sie einen Namen prägen lassen. Ein geprägtes Stück kann nicht zurückgegeben werden, und eines, das der Kunde ablehnen muss, kann auch niemand anderes mehr bekommen.
Was ein Geschenk im Büro aushalten muss
Ein Geschenk im Beruf wird oft vor Kolleginnen und Kollegen ausgepackt und daran gemessen, ob es benutzt wird. Es darf keine Größe haben, keinen ausgeprägten Geschmack verlangen und keine Gewohnheit unterstellen. Stücke für den Schreibtisch und kleine Lederwaren bestehen diesen Test. Taschen, Kleidung, Barzubehör und alles fürs Rauchen fallen durch, so großzügig sie auch aussehen.
Wie oft ein Ledergeschenk in die Hand genommen wird, haben wir in unserem Ratgeber für Menschen, denen man schwer etwas schenken kann zu einer Leiter geordnet, und Geschenke im Beruf gehören auf deren oberste Sprossen. Drei Arten von Stücken passen besonders gut ins Büro:
- Ein Notizbuch und ein Stifteetui. Sie liegen in jeder Besprechung auf dem Tisch und werden von allen im Raum gesehen, eine leise Art, wie ein Dank weiterwirkt. Beides finden Sie unter Schreibtisch und Büro.
- Ein Kartenetui. Fast alle tragen Karten bei sich, und niemand muss vermessen werden. Unsere Kartenetuis sind das sicherste einzelne Stück, das wir herstellen.
- Etwas für den Raum, nicht für die Person. Wer einem Team danken will, schenkt dem Team etwas. Ein paar Untersetzer aus Leder für den Konferenztisch werden von allen benutzt und von niemandem mit nach Hause genommen.
Was wegbleiben sollte, ist ebenso klar. Eine Tasche oder ein Gürtel setzt voraus, dass Sie Größe und Geschmack kennen, und das ist bei Kunden selten der Fall. Ein Flachmann oder ein Zigarrenetui unterstellt eine Gewohnheit. Kleidung tut beides. Und alles mit dem Logo Ihrer Firma hört auf, ein Geschenk zu sein, und wird zum Werbeartikel.
Der Name der Person, nicht Ihr Logo
Prägen Sie für die Person, nicht für die Firma. Ein Name im Kartenetui macht es zu ihrem Stück, und es geht mit, wenn sie die Stelle wechselt; ein Firmenlogo macht es zum Werbeartikel, und es bleibt in der Schublade. Schreiben Sie die Karte dann von Hand, denn sie ist der einzige Teil eines Geschenks im Beruf, den keine Richtlinie begrenzt.
Unsere Prägung ist kostenlos und blind, also ohne Farbe ins Leder gedrückt, und nur in Großbuchstaben. Sie kennt Buchstaben und Leerzeichen, keine Ziffern und kein „&“, und passt damit zu Initialen oder einem Vornamen weit besser als zu den meisten Firmennamen. Jeder Bestellung liegt außerdem eine Karte bei, und drei Zeilen in Ihrer eigenen Handschrift bleiben länger in Erinnerung als der Preis.
Wann es ankommen sollte
Planen Sie so, dass das Geschenk in den ersten zwei Dezemberwochen ankommt, bevor sich die Büros leeren, oder bewusst in der ersten Januarwoche. Ein Paket, das am 23. Dezember eintrifft, liegt oft an einem leeren Empfang. Unsere Stücke brauchen 5 bis 7 Werktage für Fertigung und Versand und danach in der Regel 2 bis 3 Werktage bis zur Lieferung.
Zurückgerechnet heißt das: Was bis Ende November bestellt ist, kommt mit Reserve in der ersten Dezemberhälfte an. Jeder Name wird Stück für Stück geprägt, eine Teambestellung mit zehn Namen gehört also an den Anfang dieses Fensters, nicht ans Ende.
Der Januar ist die unterschätzte Möglichkeit. Zwischen den Jahren sind viele Büros verwaist, und Anfang Januar, wenn der Schreibtisch wieder leer ist, kommt ein Dank besser an als im Dezember. Ein Neujahrsgeschenk steht nicht zwischen vierzig anderen, setzt nicht voraus, welches Fest jemand feiert, und Grenzen, die pro Jahr gelten, beginnen von vorn. Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice beschenken Sie über das Büro, oder Sie fragen die Person selbst nach ihrer Adresse. Eine Privatadresse aus der Personalabteilung oder einem Verzeichnis zu holen, ist eine Geste, die sich nicht aufmerksam anfühlt und datenschutzrechtlich heikel ist.
Häufige Fehler
Jeder dieser Schritte kommt aus guter Absicht, und genau deshalb passiert er jeden Dezember wieder.
| Der Schritt | Was tatsächlich passiert |
|---|---|
| Ein Einzelgeschenk an die Chefin | Es wirkt wie Werben um Wohlwollen. Ein Teamgeschenk oder eine Karte sagt dasselbe ohne Risiko |
| Bargeld fürs Team, weil es einfach ist | Bargeld ist immer Arbeitslohn. Ein Sachgeschenk unter der Freigrenze nicht |
| Das teuerste Geschenk für den besten Kunden | Es kann gegen seine Richtlinie verstoßen, und ein Geschenk, das abgelehnt werden muss, hilft niemandem |
| Prägen, bevor die Grenze geklärt ist | Ein Stück mit Namen kann weder zurückgegeben noch weitergegeben werden, wenn es abgelehnt wird |
| Tasche, Gürtel oder Kleidung für einen Kunden | Größe und Geschmack, die Sie nur raten können. Schreibtischstücke und Kartenetuis haben dieses Risiko nicht |
| Ihr Logo statt des Namens der Person | Werbeartikel bleiben in der Schublade; ein Name geht mit, wenn die Person die Stelle wechselt |
| Versand in der letzten Woche vor den Feiertagen | Es wartet ohnehin bis Januar an einem leeren Empfang |
Checkliste
- In welche Richtung geht es: nach unten, quer, nach oben oder nach außen
- Nach oben: ein Teamgeschenk oder eine Karte, nie ein Einzelgeschenk
- Nach außen: die Grenze des Kunden klären, bevor Sie ein Budget festlegen
- 50 Euro netto sind Ihre Abzugsgrenze, nicht Ihr Budget
- Keine Größe, keine Gewohnheit: Schreibtisch, Kartenetui, etwas für den Raum
- Der Name oder die Initialen der Person, nie Ihr Logo
- Eine handgeschriebene Karte in jedem Paket
- Ankunft bis Mitte Dezember, oder bewusst in der ersten Januarwoche
Häufige Fragen
Darf ich meiner Chefin oder meinem Chef zu Weihnachten etwas schenken?
Die Benimmregel sagt: Geschenke im Büro gehen nach unten, nicht nach oben, weil ein Präsent einer einzelnen Person an die Vorgesetzte wie Werben um Wohlwollen wirken kann. Sicher ist ein Geschenk vom ganzen Team mit freiwilligen Beiträgen oder eine Karte, die alle unterschreiben. Das ist nicht die kleinere Lösung, sondern die passende.
Wie viel darf ein Kundengeschenk kosten, damit es absetzbar ist?
Höchstens 50 Euro netto pro Empfänger und Jahr, seit 2024 statt 35 Euro. Die Grenze ist eine Freigrenze: Liegt das Geschenk auch nur knapp darüber, ist der ganze Betrag nicht abziehbar und die Vorsteuer ebenfalls nicht. Mehr ausgeben dürfen Sie trotzdem; was für Ihr Unternehmen gilt, klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.
Wie viel sollte ein Geschenk für einen Kunden kosten?
Beginnen Sie bei der Grenze des Kunden, nicht bei Ihrem Budget. In der Bundesverwaltung gelten Aufmerksamkeiten bis 25 Euro als stillschweigend genehmigt, alles darüber braucht eine Genehmigung, und viele Unternehmen setzen eigene Grenzen. Innerhalb davon zählt ein Stück, das täglich benutzt wird, mehr als der Preis.
Was darf ich meinem Team zu Weihnachten schenken, ohne dass es Lohn wird?
Ein Sachgeschenk bleibt steuerfrei, wenn es unter der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro im Monat bleibt und diese nicht schon anderweitig genutzt ist. Die 60 Euro für Aufmerksamkeiten gelten nur bei persönlichen Anlässen wie einem Geburtstag, nicht zu Weihnachten. Bargeld ist immer Arbeitslohn. Ein Gegenstand für alle, jeder mit Namen, ist die einfachste Lösung.
Wann sollten Kundengeschenke zum Jahresende ankommen?
In den ersten zwei Dezemberwochen, bevor sich die Büros leeren, oder in der ersten Januarwoche als Neujahrsgeschenk. Rechnen Sie von Fertigung und Versand zurück: Unsere Stücke brauchen 5 bis 7 Werktage bis zum Versand und danach in der Regel 2 bis 3 Werktage, und jeder geprägte Name braucht zusätzlich Zeit.
Gehört das Firmenlogo auf ein Geschenk?
Nicht, wenn es benutzt werden soll. Ein Logo macht aus dem Geschenk einen Werbeartikel, und ein Stück mit dem Logo des früheren Arbeitgebers landet in der Schublade, sobald die Person wechselt. Prägen Sie lieber ihren Namen oder ihre Initialen ein und schreiben Sie die Karte von Hand, denn die begrenzt keine Richtlinie.
Die meisten Geschenke im Beruf gehen aus demselben Grund daneben: Sie werden nach dem Budget des Schenkenden ausgesucht statt nach den Regeln und dem Schreibtisch des Beschenkten. Klären Sie die Richtung, finden Sie die Grenze, wählen Sie etwas ohne Größe und setzen Sie den Namen darauf. Die Geschenksets sind ein schneller Einstieg, wenn Sie von dort aus weiterschauen möchten.
